Ofimática

GOOGLE DOCS - HOJAS DE CÁLCULO

• A continuación se va a explicar como hacer una lista despleglable para seleccionar una opción determinada en formato texto y como asignar un valor numérico a cada opción de texto para finalmente aplicarlo a una fórmula que hará un cálculo determinado. Se van a dar dos soluciones al mismo problema.

Lo primero es definir las opciones que saldrán en la lista desplegable y luego crear en una casilla un desplegable con la opción de "Validación de datos..." pulsando con el botón derecho sobre la casilla en donde ha de aparecer el desplegable.

Luego hay que indicar en Intervalo de celdas la casilla en donde se va a mostrar el desplegable (casilla D3) y en Criterios el intervalo de datos a mostrar (Intervalo A1:A4.

Con esto ya aparece el desplegable con las opciones elegidas.

Ahora se trata de convertir el valor de la lista desplegable tipo texto a un valor númerico utilizable en una fórmula. Aquí es donde aparecen dos soluciones.

1. Con la orden IF ir comparando valores y asignando valores. La orden IF de google es IF(expresión_lógica; valor_si_true; valor_si_false), es decir, si se cumple la expresión_lógica se toma el valor_si_true y si no se cumple el valor_si_false. En este caso para comparar varios valores se van a anidar varias de estas funciones hasta comparar todas las posibles opciones. La expresión quedará como:

Se puede ver que para el cálculo de la fórmula de la casilla F7 además de multiplicar los valores de las celdas C7, D7 y E7 se multiplica por el valor obtenido de la conversión con la orden IF comparando el valor de texto de la casilla B7 con los textos "Norte" que equivale a 1,12, "Sur" que equivale a 0,92, y el resto de opciones que equivale a 1.

Esta solución requiere muchas ordenes IF en el caso de que halla muchas opciones a elegir. En este caso es mejor recurrir a la segunda solución. Tener en cuenta que los valores de las celdas B1 a B4 no se utilizan para nada, solo tienen función informativa. Los valores reales están dentro de la propia orden IF.

2. Utilizar la función de google VLOOKUP para buscar valores en las celdas de manera vertical ó HLOOKUP para buscar valores en las celdas en horizontal. La solución quedaría como:

En este caso la función VLOOKUP tiene los siguientes parámetros. B7 es la casilla del texto que se está evaluando, toma el texto y los valores numéricos del rango A1:B4, los símbolos $ lo único que hacen es que cuando se extiende la fórmula a otras casillas los valores del rango no varíen. El siguiente parámetro indica cual va a ser la columna del rango que corresponde con el valor de texto que se va a convertir, en este caso la columna 2. Y el último parámetro indica si los campos de texto están ordenados de manera alfabética para reducir el intervalo de búsqueda. Si están ordenados se pone "True" y la conversión es más rápida y si están desordenados se pone "False" y la búsqueda es más lenta.

Se puede descargar el ejemplo explicado aquí.